Management & Vedení

Co je v dokumentu o rozsahu projektu

Kontrola projektu

••• Jose Luis Pelaez Inc / Getty Images



Když zahajujete novou iniciativu, dokument o rozsahu projektu je kritickou informací pro celý váš tým. Definuje konečný produkt, který má být dodán zákazníkovi, kdy musí být dodán a za jakou cenu.

Tento dokument v podstatě definuje hranice práce, aby každý člen týmu i zákazník pochopili, co projekt obnáší. Stejně důležité je, že chápou, co to dělá ne znamenat.

Výhody

Nedílnou součástí je prohlášení o rozsahu projektu, které je jednou sdíleno se všemi členy týmu a zákazníky projektu projektový management. Mezi jeho výhody:

  • Společné porozumění mezi všemi zúčastněnými očekávanými vlastnostmi, kvalitou a načasováním projektu
  • Prostředek pro komunikaci s ostatními zúčastněnými stranami v projektu za účelem získání jejich podpory a zapojení
  • Nástroj pro zaměření úsilí týmu na práci potřebnou k uspokojení potřeb zákazníka

Navíc, pokud jsou navrženy změny, které jsou za hranicemi původního rozsahu, prohlášení se stává základem pro odhad a navrhování úprav. Pokud změny přijmou všechny zúčastněné strany, může být prohlášení o rozsahu revidováno.

Začínáme

The projektový manažer potřebuje získat informace od členů týmu, zákazníků, výkonný sponzor a další klíčové zainteresované strany, aby pochopili a popsali požadovaný výstup z projektové iniciativy. To se často nazývá dodávka.

Popis dodávky musí zahrnovat náklady nebo přijatelné rozpětí nákladů pro projekt. Také definuje klíčové funkce, které mají být zahrnuty, a časový rámec pro dodání.

Jakmile se zákazník, projektový manažer, projektový tým a výkonný sponzor dohodnou, jakékoli změny prohlášení o projektu musí být provedeny pomocí pečlivě kontrolovaného a zdokumentovaného procesu změn.

Kaskádový dopad

Po odsouhlasení prohlášení o rozsahu nebo dokumentu je každá část týmu použije jako základ pro své vlastní odhady související práce, načasování a nákladů. Čím přesnější a přesnější je prohlášení o rozsahu, tím je pravděpodobnější, že pracovní týmy vytvoří přesné odhady a požadavky na zdroje.

Výjimky mohou být důležité

Není neobvyklé, že a rozsah projektu dokumentu, který obsahuje konkrétní položky, které mají být vyloučeny z dodávky. Dokument o rozsahu dodavatele pro stavbu domu může například stanovit, že povolení k ochraně životního prostředí musí získat vlastník a není odpovědností dodavatele stavby domu.

Co se může pokazit?

Nejasnost je častým zdrojem stresu a selhání projektu. Vágní nebo nejednoznačný dokument o rozsahu ponechává mnoho otázek otevřených k diskusi a neinformovanému úsudku. Ty mohou ovlivnit vlastnosti, kvalitu, načasování a náklady projektu.

Další úskalí, které je třeba se vyvarovat, je známé jako 'scope creep'. Pokud je prohlášení o rozsahu vágní, je zákazník v pokušení klást požadavky, které přesahují záměr nebo hranice původních plánů.

Úprava rozsahu

I když časté změny rozsahu zdrží dokončení projektu a mohou způsobit značné náklady, jsou někdy nutné a rozumné. Projektoví manažeři spolehnout se na proces „řízení změn“, který identifikuje požadovanou změnu, reviduje všechny odpovídající odhady času, nákladů a pracovní zátěže a přehodnocuje projekt z hlediska nových rizik vzhledem ke změně.

Projektový manažer a výkonný sponzor obvykle učiní konečné rozhodnutí o změně rozsahu až po úplné analýze situace. Změny jsou zdokumentovány v protokolu rozhodnutí a poté sděleny většímu projektovému týmu.