Projektový Management

Klady a zápory 3 organizačních struktur projektu

Která struktura vám nejlépe vyhovuje?

Muži pracující

••• Sydney Roberts/DigitalVision/Getty Images



ObsahRozšířitObsah

Způsob, jakým je vaše organizace strukturována, ovlivňuje, jak řídíte a provozujete projekty . Může také ovlivnit, jakou autoritu a dosah máte k výkonu své práce projektového manažera.

Existují tři společné organizační struktury a ve všech pracují projektoví manažeři: funkční, projektová a maticová. Pojďme se podívat na výhody a nevýhody každého z nich, abyste věděli, proti čemu stojíte, když se připojíte k nové struktuře.

Funkční organizační struktura

Ve funkční organizační struktuře pracuje projektový manažer a všechny zdroje ve stejné divizi společnosti, jako je obchodní a marketingové oddělení. Obecně platí, že funkční manažer má větší pravomoc než projektový manažer.

Výhody

Funkční struktura vám jako projektovému manažerovi dává nejmenší výkon, ale nabízí spoustu dalších výhod:

  • Funguje dobře pro malé týmy a malé projekty, protože funkce má plnou kontrolu nad členy týmu a dalšími požadovanými zdroji.
  • K odborníkům, které potřebujete, máte snadný přístup, protože se nacházejí ve stejné funkční oblasti.
  • Je rychlé dát všechny dohromady k vyřešení problémů souvisejících s projektem.
  • Projektové komunikační nástroje, které potřebujete používat, můžete omezit, protože tým je relativně malý a jednoduchý.
  • Často získáte nadšené členy týmu, kteří mají zájem pracovat na projektu, protože jim poskytuje kariérní příležitosti. Projektová práce může být skvělým způsobem, jak motivovat váš tým.
  • Pokud projekt předáváte funkčnímu týmu, bude to právě funkční tým, ve kterém pracujete, který může usnadnit uzavření projektu.

Nevýhody

Přestože má tato struktura spoustu výhod, zvažte také některé nevýhody:

  • Práce probíhá v silo, což může znamenat, že nemáte přístup k lidem mimo vaši funkční divizi.
  • Lidé v projektovém týmu mohou být více loajální ke svému oddělení nebo vedoucímu týmu než ke své práci na projektu, což může vést ke konfliktům.
  • Velký projekt může skončit s funkčním projektovým manažerem pro každou funkci. Pokud všichni projektoví manažeři nebudou harmonicky spolupracovat, může to mít za následek propadání práce.
  • Funkční práce může být izolující v tom, že nemáte příležitost k široké síti se společností. Udržet strategické zaměření může být těžší.

Organizační struktura projektu

Vyhrazené týmy jsou sestavovány pro práci na projektech v organizační struktuře projektu. Projektový manažer má pravděpodobně odpovědnost za liniové řízení za členy projektového týmu. Mezi takové příklady patří velké stavební budovy, ale také podnikové iniciativy, které vyžadují specializovaný tým. Projektový manažer má konečnou pravomoc, podává zprávy sponzorovi projektu a projektová deska . Jednotlivci v týmu pracují přímo pro projektového manažera.

Výhody

Zjevnou výhodou struktury projektu je, že máte větší kontrolu nad týmem, ale existují i ​​další výhody:

  • Týmy mohou mít silný smysl pro identitu. Je to nejjednodušší struktura, ve které lze vytvořit silnou týmovou kulturu.
  • Celý tým se zaměřuje na cíle týmu, takže existuje konflikt loajality s každodenní prací lidí pracujících na projektu. Jejich každodenní prací je projekt.
  • Zdroje jsou věnovány projektu, takže je mnohem snazší naplánovat práci. Budete vědět, kdy jsou členové týmu k dispozici, a nehrozí žádné riziko, že budou v krátké době odkázáni na práci jako obvykle pro jiného manažera.
  • Projekty běžící v této struktuře jsou skvělým prostředím pro zlepšení vašich dovedností projektového řízení a také více technických dovedností vedení.

Nevýhody

Práce se strukturou projektu je nejjednodušší, ale stále má některé nevýhody:

  • Mít tým věnovaný jednomu projektu je drahý závazek. Bývá to možnost pouze u velkých projektů.
  • Pokud odstraníte lidi z jejich funkčních pozic, může být pro ně obtížné vrátit se zpět, zvláště pokud je projekt dlouhý. Práce na projektech vás natahuje, takže návrat do předchozí role po práci v multidisciplinárním prostředí na novém náročném projektu není pro mnoho lidí lákavá vyhlídka. Tím se stává řízení přechodu týmu při uzavření projektu ještě důležitější.
  • Někdy může uzavření projektu znamenat ztrátu zaměstnání, pokud se firma posunula dál a jiná role pro vás není dostupná.
  • Specializované týmy ze své podstaty vysávají zdroje, aby mohly pracovat pouze na jedné věci. Mohou omezit počet projektů, které může společnost dělat najednou, zvláště když různé projekty vyžadují stejné dovednosti.
  • Projektoví manažeři v tomto typu struktury dělají liniové řízení i pro své týmy, což znamená, že věnují čas a úsilí úkolům v oblasti lidských zdrojů, které byste v jiných strukturách dělat nemuseli. Pokud vás tento prvek práce s lidmi baví, může být tento faktor výhodou.

Maticová organizační struktura

Třetí možností je maticová struktura. Zdroje jsou sdíleny v rámci běžné práce i projektové práce. Může to znamenat mít dva manažery nebo „tečkovanou“ odpovědnost vůči projektovému manažerovi i vedoucímu týmu. Struktura funkčního vedení je obvykle na místě jako první a vedoucí projektu vezme tečkovanou čáru.

Tato struktura rozděluje moc a pravomoc mezi manažera funkčního nebo divizního týmu a projektového manažera. Své vyjednávací schopnosti budete muset využít naplno.

Výhody

Maticové struktury jsou velmi běžné, protože umožňují manažerům flexibilně se rozhodovat o tom, jak lidé tráví čas. Pravděpodobně budete v určité fázi své kariéry pracovat v prostředí matrixu. Výhody této struktury jsou:

  • Zdroje jsou využívány efektivně a mohou se podle potřeby přesouvat mezi projekty.
  • Můžete pracovat na spoustě různých věcí, někdy paralelně – i když tento bod lze považovat také za nevýhodu.
  • Týmy i jednotlivci mohou být velmi pohotoví. Pokud se objeví nový projekt, který musí mít prioritu, je snadné se otočit a najednou se soustředit na něco jiného. Ve struktuře projektu, jejíž rozpuštění a přeskupení trvá déle, to nelze snadno.
  • Struktura vyžaduje, aby všichni používali stejný životní cyklus a metodiku projektového řízení, takže přesun mezi projekty je snadný. Lidé se mohou připojit k projektovému týmu s relativně malou potřebou onboardingu, když jsou terminologie a procesy společné.

Nevýhody

Jako každé nastavení má i toto svá úskalí. Navzdory tomu, že se jedná o běžnou strukturu, jen málo moderních pracovišť problémy s přetížením překonalo. Dávat jednotlivcům příliš mnoho práce může být snadné, pokud nemáte systémy pro správu a monitorování celého jejich pracovního vytížení. Další nevýhody jsou:

  • Konflikt mezi projekty je běžný, protože můžete bojovat o stejné zdroje jako jiný projekt.
  • Druhý projekt mohl vyčlenit nejlepší zdroje – nejvhodnější lidi se správnými dovednostmi – nebo je jejich přímý nadřízený nemusel dát k dispozici pro práci na projektu.
  • Mezi běžnými úkoly a projektovou prací jednotlivců může dojít k určitému konfliktu, zvláště když jim oba manažeři dávají různé priority.
  • Zdroje mohou mít konflikt ohledně toho, jakou cestou rozvoje se pro svou budoucí kariéru ubírají. I když možná víte, že chcete zůstat v projektovém řízení, můžete mít možnost postoupit do vyšší funkční role nebo role více orientované na projekty. Ale mít spoustu kariérních možností je dobrá věc, i když to dělá obtížná rozhodnutí.

Organizační struktura, která dokonale funguje pro veškerou běžnou práci, nemusí vždy fungovat pro projekty a musíte se řídit v rámci prostředí, ve kterém pracujete. Je dobré získat nějaké zkušenosti v každé z těchto struktur, abyste je mohli zažít na vlastní kůži. Pomůže vám rozhodnout se, které prostředí vám nejlépe vyhovuje a vyhovuje vašim dovednostem a preferencím. Pak se můžete informovaně rozhodnout, pokud máte možnost rozhodnout o svém budoucím pracovním prostředí.

Pochopení kladů a záporů organizační struktury každého projektu vám dává šanci zjistit, kde nejlépe trávit čas a vliv, abyste ze svého týmu vytěžili maximum a pomohli projektu úspěšně dokončit.