Lidské Zdroje

Informační systém lidských zdrojů (HRIS)

HRIS Definice a popis toho, jak vám může pomoci k úspěchu

Dvě ženy pracují na výuce nového informačního systému pro řízení lidských zdrojů (HRIS)

••• Paul Bradbury/Caiaimage/Getty Images



ObsahRozšířitObsah

Informační systém lidských zdrojů (HRIS) je softwarové nebo online řešení pro zadávání dat, sledování dat a informačních datových potřeb funkcí lidských zdrojů, mezd, managementu a účetnictví v rámci podniku. Je užitečný pro všechny procesy, které chcete sledovat a od kterých očekáváte, že získáte užitečná a účelná data.

Stovky společností, které jsou běžně zabalené jako databáze, prodávají nějakou formu HRIS a každý HRIS má jiné možnosti. Vybírejte HRIS pečlivě na základě schopností, které ve vaší společnosti potřebujete. Jak je HRIS stále sofistikovanější, výběr mezi různými systémy se stal dostatečným, aby prakticky paralyzoval HR oddělení .

Sledovat technologickou společnost, kde existují počítačoví experti, jak během deseti let prochází třemi různými systémy HRIS, než se konečně usadí na svém současném systému, bylo vzděláváním v jejich komplexnosti. Jejich schopnosti při práci a používání jen zřídka odpovídaly prodejnímu humbuku, který vedl k výběru. To je důvod, proč je výběr HRIS důležitým závazkem pro podnikání.

Klíčové úvahy při pohledu na vaše možnosti HRIS

Výběr HRIS je stresující situace, protože existuje tolik možností. Výběr možností, které nejlépe vyhovují vašim potřebám ve vaší společnosti, je náročný. Procházet se informacemi poskytovanými každým systémem je také náročné.

Prodejci jsou často provizní prodejci, kteří vám mohou slovně říci, že systém bude vyhovovat vašim potřebám. Ujistěte se, že si to prověříte z více zdrojů, včetně současných zákazníků, online diskusních skupin, LinkedIn, dalších členů SHRM a recenzí Google.

Toto jsou další faktory, které je třeba vzít v úvahu při výběru HRIS.

Počet zaměstnanců

Pamatujte, že i když má dnes vaši společnost jen pár lidí, v budoucnu může mít dvakrát tolik nebo dokonce 10krát tolik zaměstnanců, takže si vyberte systém, který může růst s vaší firmou.

Schopnosti systému

Dalším klíčovým faktorem, který musíte vzít v úvahu, je skutečnost, že mnoho HRIS je schopno dosáhnout pouze části toho, co potřebujete k dosažení automatizace. V těchto případech se budete chtít ujistit, že součásti všech doplňků nebo doplňkových systémů bezchybně spolupracují. Znovu opakuji, neberte slovo prodejce o tom, že systémy spolupracují. Proveďte svůj výzkum, abyste se ujistili, že ano.

Školení a podpora

Podívejte se také, jaké druhy školení a průběžné podpory jsou pro vaše zaměstnance k dispozici. Měli byste se také ujistit, že sliby prodejního konzultanta týkající se školení a sledování po nákupu jsou zapsány přímo do vaší smlouvy o nákupu HRIS. A ověřte si u ostatních organizací, že vaše vybraná společnost má záznamy o průběžné a užitečné podpoře. Mnozí ne.

Očekávaná funkčnost lepších HRIS Choices

Lepší informační systémy o lidských zdrojích (HRIS) obvykle poskytují celkově:

Správa všech informací o zaměstnancích:

Data jako jména, tituly, adresy a platy jsou základním začátkem. Historie platů a pozic, struktury vykazování, historie hodnocení výkonu a další důležité informace o zaměstnancích.

Dokumenty související se společností:

To zahrnuje takové položky jako příručky zaměstnanců, postupy nouzové evakuace a bezpečnostní pokyny.

Administrace benefitů:

Budete chtít správu výhod včetně registrace, změn stavu a aktualizace osobních údajů. V ideálním systému můžete zaměstnancům umožnit vyhledávat a kontrolovat své vlastní informace, včetně sledování dovolené.

Kompletní integrace se mzdovou agendou:

Tato integrace bude zahrnovat i další firemní finanční software a účetní systémy . Když jsou tyto propojeny, můžete zajistit, že výplaty jsou správné. Mezi tím, co je oficiální mzdová sazba, a informacemi, které má mzdová listina, nikdy neexistuje rozpor. Pokud se systémy neintegrují, je snadné aktualizovat plat v jednom systému a ne ve druhém.

Sledování a správa životopisů žadatelů:

Když je váš systém bezproblémový, náborář může kliknout na najaté tlačítko a všechny informace z webu žadatel je převeden na zaměstnance stranu věci. To ušetří tolik času, protože vaše zadávání dat a papírování prakticky zmizí.

Pokud žadatel při podání žádosti uvede své vlastní informace, můžete zajistit přesnost. Li nabídkový dopis je generován ze stejného systému jako mzdový systém, mzda bude dokonale odpovídat a nedojde k žádnému nedorozumění.

Plány rozvoje výkonu:

Nestačí mít jen plány, pokud jsou evidovány v centrálním systému, pak mohou snadno sledovat zaměstnance z pozice na pozici. Vyšší vedení může spouštět zprávy, aby zjistilo, kde se lidé nacházejí a co plánují jejich jednotliví manažeři plánování nástupnictví pro jejich budoucnost .

Disciplinární opatření:

Je důležité mít přehled o tom, kdo byl suspendován, degradován nebo u kterého byly zaznamenány jiné negativní kroky – a to i poté, co zaměstnanec opustí vaši organizaci. Když společnost zavolá a žádá o referenci bývalého zaměstnance , pro administrátora v HR oddělení je snadné vyhledat a nahlásit, zda je daná osoba způsobilá k opětovnému přijetí.

Záznamy ze školení:

To je zvláště důležité ve společnosti, kde jsou vyžadovány certifikace a licence. V jiných společnostech nemusí mít záznamy o školení takovou úroveň důležitosti, ale přesto můžete zjistit, že mít tyto informace je užitečné při rozvoji svých zaměstnanců, což je klíčový faktor, který od práce chtějí.

Stručně řečeno, HRIS, který nejúčinněji slouží společnostem, sleduje tyto informace:

Výhody správného HRIS

Efektivní HRIS poskytuje informace o téměř všem, co společnost potřebuje sledovat a analyzovat o svých zaměstnancích, bývalých zaměstnancích a uchazečích. Vaše společnost si bude muset vybrat Informační systém lidských zdrojů a upravit jej tak, aby vyhovoval vašim potřebám. Pokud je vaše společnost na cestě růstu, vyberte si systém, který může růst s vámi.

Implementace základního HRIS je poměrně levná, ale ujistěte se, že vše, co implementujete, odpovídá skutečným potřebám vaší společnosti. Chcete mít možnost spouštět výkazy obratu? Zveřejnit organizační schémata? Povolit manažerům elektronický přístup k předchozím hodnocením výkonu? Chcete, aby vše probíhalo přes HR oddělení, nebo chcete, aby k informacím přistupovali a zadávali je sami manažeři?

Díky vhodnému HRIS umožňují zaměstnanci oddělení lidských zdrojů zaměstnancům provádět vlastní aktualizace výhod a řešit změny uvolnění zaměstnanců HR pro strategičtější funkce . Navíc jsou usnadněny údaje nezbytné pro řízení zaměstnanců, rozvoj znalostí, kariérní růst a rozvoj a rovné zacházení.

Konečně, manažeři mohou získat přístup k informacím, které potřebují, aby legálně, eticky a efektivně podpořili úspěch svých reportujících zaměstnanců. Mohou spouštět své vlastní zprávy a zadávat plány do systému, které jim pomohou s nástupnictvím.

Informační systém lidských zdrojů (HRIS) je softwarové nebo online řešení pro zadávání dat, sledování dat a informačních datových potřeb funkcí lidských zdrojů, mezd, managementu a účetnictví v rámci podniku.

Sečteno a podtrženo

Stovky společností, které jsou běžně zabalené jako databáze, prodávají nějakou formu HRIS a každý HRIS má jiné možnosti. Vybírejte HRIS pečlivě na základě aktuálních a předpokládaných schopností, které ve vaší společnosti potřebujete.